Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan

                                         
                                                             ( Sumber : Pinterest )

 A.    Pengertian Desain Pekerjaan

      Desain pekerjaan merupakan salah satu komponen penting dalam manajemen sumber daya manusia. Desain pekerjaan atau biasa disebut dengan rencana kerja merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi. Desain pekerjaan merupakan jembatan atau penghubung antara karyawan dengan organisasi. Dalam mendesain suatu pekerjaan hendaknya memperhatikan hubungan antar teknologi dengan manusia, selain itu juga harus dapat memfasilitasi pencapaian tujuan perusahaan serta mengetahui kapasitas dan kebutuhan karyawan yang melaksanakan tugas tersebut. Inti dalam desain pekerjaan adalah bagaimana membuat semua pekerjaan yang ada disusun secara sistematis. Desain pekerjaan membantu dalam menjelaskan pekerjaan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut, berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan bagaimana ketentuan yang harus dijalankan sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

    B.   Tujuan Desain Pekerjaan

           Tujuan desain pekerjaan secara umum adalah untuk penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan perusahaan, teknologi dan perilaku. Dengan demikian dari sudut pandang personalia, desain pekerjaan sangat mempengaruhi kualitas kehidupan kerja, dimana hal ini tercermin pada kepuasan kerja para karyawan yang memegang jabatan tersebut. Atas dasar pentingnya peranan yang dimainkan oleh desain pekerjaan dalam kualitas dan kepuasan kerja, maka sangat dibutuhkan analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan secara sistematis mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasi informasi tentang pekerjaan-pekerjaan. Dari informasi yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan akan disusun atau diadakan desain pekerjaan yang sesuai dengan pekerjaan, tujuan dan jenis usaha yang dijalankan oleh perusahaan. 

    C.       Elemen-elemen Desain Pekerjaan.

         1.  Elemen organisasional

                 Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien. Kemudian mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum. Elemen-elemen organisasional mencakup pendekatan mekanistik, aliran kerja, dan praktek-praktek kerja.

  

          2.  Elemen lingkungan

            Aspek kedua desain pekerjaan berkaitan dengan elemen-elemen lingkungan. Seperti hampir dalam semua kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan-pekerjaan adalah      kemampuan dan tersedianya karyawan potensial, dan pengharapan-pengharapan sosial.

           3. Elemen keperilakuan 

       Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan yaitu :

         1.  Otonomi yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa dilakukan.

      2.  Variasi yang apabila kurangnya variasi pekerjaan maka akan menimbulkan    kebosanan,    selanjutnya menimbulkan kelelahan sehingga timbul kesalahan-kesalahan

     3.  Identitas tugas, bila pekerjaan tidak mempunyai identitas menimbulkan karyawan  kurang tanggung jawab atau kurang puas atas hasil pekerjaannya

      4.  Umpan balik, bila pekerjan memberikan umpan balik atas seberapa baik pekerjaan maka karyawan termotivasi untuk melaksanakan dengan baik[4]

   

     D.    Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah menepatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan,keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Pada hakikatnya semua orang menduduki jabatan manajerial atau pejabat negara sekalipun adalah sumber daya manusia juga. Berarti dalam suatu organisasi atau negara diperlukan keberadaan sekelompok orang-orang analisis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap suatu atau semua pekerjaan yang ada.

Menurut Siagian (2000) pengertian analisis pekerjaan  adalah  usaha sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan senua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi.

Menurut Flippo (2000) analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu. Dengan demikian ada hubungan yang erat antara desain pekerjaan dengan analisis pekerjaan. Tanpa analisis pekerjaan maka tidak akan dapat mengadakan desain pekerjaan. Analisis pekerjaan sangat dibutuhkan dalam mendesain pekerjaan di dalam perusahaan.

Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan cara mengmati atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. 

E, Tujuan Analisis Pekerjaan

Menurut Sastrohadiwirjo mengatakan bahwa tujuan analisis pekerjaan yaitu:  

     1.      Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat

     2.      Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja

     3.       menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif

Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh managemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada informassi analisi pekerjaan adalah :

     1.      Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu.

     2.      Kaji  kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang.

     3.      Ciptakan peraturan yang dapat menguntugkan semua pihak.

     4.      Rancang kebutuhan SDM masa depan.

     5.      Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia.

    6.      Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang sudah berpengalaman.

     7.      Rancang rencana pengembangan potensi karyawan.

     8.      Tentukan standar kerja/prestasi yang realistis.

     9.      Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya.

    10.  Penempatan karyawan sesuai dengan ahlinya. 

     11.  Berikan kompensasi secara wajar.

Menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu:

   1.      Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.

   2.      Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu

     3.      Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat

     4.      Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok

     5.      Personel requirement, yaitu  berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan   

   6.  Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja

      7.      Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja

     8.      Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu

     9.      Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja    

    10.  Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan

     11.  Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi

     12.  Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.[5]

       F.     Langkah-Langkah Utama Dalam Analis Pekerjaan

Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.:

      1.      Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.

       2.      Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics

(KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.

a.  Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.

b. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.

c.  Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang.

d. Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik.[6]

     G.    Jenis Analisis Pekerjaan

           1.      Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, kewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.

            2.       Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODS)

Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.[7]

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi kepada para pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada pertanyaan-pertanyaan, seperti:

     a.       Tasks. Perilaku, kewajiban, atau fungsi apa yang penting bagi suatu pekerjaan?

     b.      Conditions. Bagaimana sifat dasar daripada pekerjaan, atau syarat-syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana, biasanya mudah atau sulit? Petunjuk tertulis apa atau instruksi-instruksi supervisor apa yang tersedia untuk membantu pekerja dalam melaksanakan suatu tugas tertentu?

    c.    Standards. Harapan-harapan performansi obyektif apa yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas atau ketepatan waktu, yang benar-benar di kaitkan dengan tujuan organisasi?

      d.      SKAs, (Skills, Knowledges, and Abilities). Kecakapan-kecakapan apa, pengetahuan, pengetahuan dan kemampuan-kemampuan apa yang yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang di terima?

     e.       Qualifications.Pendidikan dan pengalaman yang bagaimana, serta kualifikasi-kualifikasi lain yang bagaimana yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugasnya.

Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil menguraikan harapan-harapan

 organisasi yang jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan tergantung pada persyaratan-persyaratan.

SKAs terkait dengan performansi tugas, dan kualifikasi-kualifikasi minimal dikaitkan dengan SKAs dengan menggunkan metode penilaian isi (content). Oleh karena standar performansi berubah-ubah maka adalah mungkin bahwa SKAs akan berubah memenuhi gaya, seperti kualifikasi minimal.

       Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil memusatkan perhatian pada standar-standar performansi, persyaratan apa yang membedakan pekerjaan, dan kaitan-kaitan antara standar-standar, SKAs, dan kualifikas-kualifikasi. Model ini banyak membantu untuk menyelesaikan permasalahan-permaalahan yang terdapat pada uraian pekerjaan radisional.

    a.    Kelebihan-kelebihan Model yang Berorientasikan Hasil (RODs)

Model RODs ini mempunyai kelebihan-kelebihan, yang antara lain meliputi:

       1.      Model ini menyediakan suatu sarana untuk menghubungkan input-input personil terhadap output-output organisasi bagi para perencana program.

     2.   Model ini menyediakan sarana untuk memperkenalkan kepada para pekerja yang baru atas harapan-harapan, tujuan-tujuan, MBO yang ditetapkan, dn untuk mengadakan evluasi terhadap performansi pekerja secara lebih obyektif bagi para manajer.

        3.      Model ini memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan-harapan performansi organisasi, dan kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi atau penempatan bagi para pegawai.

      4.      Mengingatkan dampak dari pada manajer kepegawaian terhadap produktivitas organisasi dan pekerja daripada membatasi dampak mereka pada manajemen kedudukan dan pemaksaan pengawasan legislatif dan luar.

    

     b.   Kelemahan-kelemahan Model yang Berorientasi Hasil (RODs)

Model analisis pekerjaan yang berorientasi hasil ini mempunyai beberapa kelemahan, antara lain:

1.        Perubahan-perubahan di dalam syarat-syarat dan standar-standar menuntut peninjauan kembali atas RODs. Syarat-syarat yang mempengaruhi performansi akan berubah yang pada gilirannya akan menuntut RODs untuk dirumuskan kembali guna memuat dan merinci syarat-syarat yang berubah tersebut;

2.        Setiap kedudukan menuntut RODs tersendiri;

3.        Beberapa kedudukan tidak mempunyai standar-standar performansi yang tidak dapat diukur;

Antara RODs dengan meode-metode valuasi tradisional terdapat keterkaitan yang saling melengkapi. Metode-metode tradisional akan menunjukkan struktur pekerjaan dan organisasi, dan RODs akan menunjukkan bagaimana kualifikas-kualifikasi yang meningkat berkaitan dengan SKAs dan SKAs berkaitan dengan performansi tugas. Menerima RODs berarti organisasi akan menggunakan dua jenis uraian kerja; yang tradisional dan yang berorientasikan performansi (Performance-oriented).

Jadi pengalaman  memperlihatkan bahwa teknik-teknik yang berbeda diperlukan, dan berbagai metode evluasi performansi juga diperlkan untuk berbgai tujuan. Juga diperlukan berbagai metode seleksi-tes-tes performansi, peninjauan kembali atas biodata, atau wawancara-wawancara – untuk jenis keduduka yanng berbeda. Oleh karena analisis pekerjaan dan evaluasi digunakan untuk beberapa maksud, antara lain untuk pengawasan eksternal, orientasi pegawai, dan perbaikan performansi pekerjaan. Oleh karena itu, diperlukan keaabsahan dari berbagai metode evaluasi kerja untuk tujuan-tujuan tersebut.

     H.    Klasifikasi Pekerjaan

          Klasifikasi pekerjaan merupakan proses pengkategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yang dilakukan, jenis kecakapan yang dibutuhkan, atau factor lainnya yang berkaitan dengan kerja. Klasifikasi mempermudah analisis pekerjaan karena klasifikasi berarti uraian pekerjaan, dan standar kualifikasi yang dibakukan dapat dirumuskan untuk sekumpulan posisi. Pekerjaan sebenarnya merupakan sekumpulan kedudukan yang sangat mirip sesuai dengan tugas-tugas dan kualifikasi-kualifikasi untuk pembenaran keberadaannya seperti ditetapkan dalam uraiana pekrjaan

Ada dua jenis kualifikasi yang umum dipakai, yakni :

      1.      Pekerjaan-pekerjaan dibagi ke dalam klasifikasi-klasifikasi okupasi yang umum

      2.      Dalam setiap klasifikasi okupasi yang umum, pekerjaan-pekerjaan dibedakan menurut tingkat anggung-jawabnya.

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan,baik disektor public maupun swata, didasarkan pada beberapa faktor:

     1.       Masukan informasi, Dimana dan bagaimana si pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

     2.      Proses-proses mental, Pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktivitas-aktivitas proses informasi apa yang dilibatkan dalam pelaksanaan pekerjaan.

      3.       Output pekerjaan, Aktivitas-aktivitas fisik apa yang dilakukan oleh para pekerja, dan alat-alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

      4.      Relasi dengan orang, Relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

      5.      Konteks pekerjaan, Dalam konteks fisik dan social apa pekerjaan dilaksanakan?

      6.      Metode-metode kerja, Metode-metode atau teknik-teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

      7.       Ciri-ciri pekerja, Ciri-ciri kepribadian atau kemampuan-kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?[8]